L’infobesité c’est aussi dans les boites mails
L’espace de plus en plus important dont nous disposons sur les services cloud notamment fait que nous trions moins nos mails.... et on se retrouve a trier un jour des milliers de mails... Ceux ci encombrent et ralentissent parfois vos messageries, de même qu’ils finissent par représenter un coût environnemental.
Accumuler, c'est parfois la paresse de ne pas trier, mais cela peut aussi être le signal que il est temps de se désinscrire des 75 newsletters auxquelles on est inscrit, de demander aux 145 sites qui nous envoient des mises à jour que ce n'est peut-être pas nécessaire, ou plus simplement que tous les e-mails ne doivent pas arriver au même endroit.
En effet, que vous réceptionniez vos e-mails dans des logiciels de messagerie ou sur des interfaces webmail, il est possible de créer des filtres de message afin de rediriger ceux-ci en fonction de l'auteur, de mots-clés, etc... vers des dossiers dédiés.
Si vous ou votre usager utilisez gmail par exemple
Créer des règles pour filtrer vos e-mails
Ou si vous utilisez thunderbird (qui pour archiver/sauvegarder ses emails est bien plus adapté qu’un outlook... et gratuit évidement
Classer vos messages en utilisant des filtres
Cela ne veut pas dire qu'il ne faudra pas trier malgré tout, mais comme pour vos vêtements, les ranger dans des tiroirs ou dans des étagères les rendra plus facilement accessibles, plus faciles à retrouver.
Pour certains de mes usagers, la découverte de cette fonction a été l'occasion de souffler un petit peu, mais aussi de se poser la question : est-ce que j'ai bien besoin de toutes ces informations ? L’occasion donc d’évoquer un atelier infobesité et de parler du droit à la déconnexion
(tiens quelques visuels à utiliser pour ceux-ci)
Infobésité : des visuels pour illustrer vos documents / formations / chartes
Une fois vos mails triés, l'impression de lourdeur de la tâche à un petit peu diminué et cela aide à s'y mettre
De même, il est important de sécuriser votre utilisation des emails...
Pour des raisons de sécurité, pour des raisons de simplicité, organiser ses emails est recommandé. Séparer le professionnel du personnel, cette nécessité s’applique aussi à vos emails, avant tout par sécurité.
Sécuriser vos emails Centraliser vos emails, c’est aussi centraliser l’accès à ceux-ci. Et si vous êtes victimes d’un piratage, cette séparation va rapidement devenir une question centrale. On est généralement plus précautionneux lorsqu’on utilise les outils de l’entreprise, plus protégés aussi parfois. Certaines entreprises par exemple interdisent l’utilisation de l’ordinateur de celle-ci pour des utilisations personnelles. Pour les emails, cela vous permet de ne pas compromettre des données potentiellement plus sensibles que celles qui se trouvent dans vos emails... quoique. Banques, ventre en ligne, réseaux sociaux... vos emails personnels ont aussi des nombreuses données qui ne doivent pas circuler.
Séparez vos comptes emails, séparez même parfois vos machines pour séparer vos usages. Utilisez par exemple un email temporaire pour vous inscrire sur quelque chose qui ne vous sera pas utile plus tard.
Sécuriser votre santé Séparer les usages, c’est aussi ne pas recevoir par mégarde des mails du travail pendant les vacances, c’est profiter du droit à la déconnexion